La fin de l’exercice comptable ouvre une période chargée pour toute société. En quelques mois, il faut arrêter les comptes, établir les états de synthèse, déposer la déclaration fiscale, réunir les associés pour approuver les comptes, puis accomplir les formalités de dépôt.
Ces étapes s’enchaînent dans un ordre précis. Un retard sur l’une d’elles peut bloquer les suivantes.
1. Clôturer l’exercice
La clôture consiste à arrêter la comptabilité de l’année et à passer les écritures d’inventaire : stocks, amortissements, provisions, charges et produits à rattacher au bon exercice.
C’est l’étape qui conditionne la fiabilité de tout le reste. Elle suppose que la comptabilité ait été tenue régulièrement tout au long de l’année, avec les pièces justificatives classées et les comptes bancaires rapprochés.
2. Établir les états de synthèse
Les comptes annuels sont présentés selon le Code général de normalisation comptable (CGNC). Dans le modèle normal, les états de synthèse comprennent :
- le bilan ;
- le compte de produits et charges (CPC) ;
- l’état des soldes de gestion (ESG) ;
- le tableau de financement ;
- l’état des informations complémentaires (ETIC).
Les entreprises qui en remplissent les conditions peuvent utiliser le modèle simplifié, plus léger.
3. Déposer la déclaration fiscale
Pour les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés, la déclaration du résultat fiscal, accompagnée des états de synthèse, doit être déposée dans les trois mois qui suivent la clôture de l’exercice.
Point souvent mal compris : la déclaration fiscale intervient avant l’assemblée qui approuve les comptes. Les comptes doivent donc être finalisés rapidement après la clôture, sans attendre la réunion des associés.
C’est aussi le moment de calculer le solde de l’impôt dû, après déduction des acomptes versés en cours d’année, et de déterminer les acomptes de l’exercice suivant.
4. Réunir l’assemblée générale d’approbation
Les comptes de l’exercice doivent être soumis à l’assemblée générale ordinaire des associés ou des actionnaires dans les six mois qui suivent la clôture, pour les SARL comme pour les SA.
Le dirigeant y présente les comptes et, selon la forme de la société, un rapport de gestion. Lorsque la société a un commissaire aux comptes, son rapport est également présenté.
L’assemblée :
- approuve (ou non) les comptes ;
- décide de l’affectation du résultat : mise en réserve, report à nouveau ou distribution de dividendes ;
- donne, le cas échéant, quitus au dirigeant pour sa gestion.
Les décisions sont consignées dans un procès-verbal.
5. Déposer les comptes au greffe
Après l’assemblée, les comptes approuvés et les documents qui les accompagnent doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce, dans les délais légaux. Ce dépôt rend les comptes accessibles aux tiers et fait partie des obligations de transparence de la société.
Le calendrier en un coup d’œil
Pour une société dont l’exercice correspond à l’année civile, l’enchaînement est le suivant :
| Étape | Échéance indicative |
|---|---|
| Clôture de l’exercice | 31 décembre |
| Déclaration fiscale et états de synthèse | Dans les 3 mois suivant la clôture |
| Assemblée générale d’approbation | Dans les 6 mois suivant la clôture |
| Dépôt des comptes au greffe | Dans les délais légaux suivant l’assemblée |
Les erreurs qui coûtent cher
- Attendre l’assemblée pour finaliser les comptes, alors que la déclaration fiscale intervient avant.
- Oublier de tenir l’assemblée, ou ne pas rédiger le procès-verbal : les comptes ne sont alors pas formellement approuvés.
- Distribuer des dividendes sans décision d’assemblée ou sans bénéfice distribuable.
- Négliger le dépôt au greffe, qui peut poser problème lors d’une demande de financement, d’un appel d’offres ou d’une cession.
En résumé
L’approbation des comptes n’est pas une simple formalité administrative : c’est le moment où les associés prennent connaissance des résultats et décident de l’avenir des bénéfices. Bien préparée, elle devient un vrai rendez-vous de pilotage.
Ascensu prend en charge l’approbation et le dépôt des comptes : arrêté des comptes, préparation des documents de l’assemblée, procès-verbal et formalités de dépôt.
Sources officielles
Cet article est fourni à titre d’information générale, à la date de sa publication. Il ne constitue pas un conseil personnalisé : les textes évoluent et chaque situation doit être analysée au cas par cas.